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PLATEFORME DEPARTEMENTALE MUTUALISEE DE PRISE DE RDV EN LIGNE POUR LES CNI ET LES PASSEPORTS

Une trentaine de communes de Haute-Savoie sont à ce jour équipées de dispositifs de recueil de données (DR) pour l’établissement des cartes nationales d’identité et des passeports. Afin de faciliter le travail des agents desdites collectivités, mais également afin de faciliter les démarches des administrés, l’Association des Maires de Haute-Savoie propose aux collectivités intéressées de se doter d'un outil mutualisé permettant la prise de RDV pour les CNI et les passeports.

Cette plateforme mutualisée de prise de RDV est proposée en partenariat avec la société JVS Mairistem et a pour principal objectif de faciliter le travail des agents des collectivités équipées de DR, mais également de faciliter les démarches des administrés en leur permettant de prendre RDV pour leurs CNI et passeports, directement en ligne et en quelques clics.

 

CONNECTION A LA PLATEFORME : https://rendezvousonline.fr/

 

Principaux avantages de la plateforme de prise de RDV 

  • Simplifier la prise de RDV pour les titres d’identité en proposant aux citoyens un outil de prise de RDV en quelques clics via le web ou par téléphone
  • Mieux répartir les demandes de RDV sur le territoire et réduire le flux d’appels et les délais d’attente
  • Eviter les prises de RDV en doublon et réduire les RDV non honorés grâce aux rappels 48h à l’avance
  • Permettre aux mairies non équipées de DR de continuer d’assurer un certain niveau de service de proximité en renseignant leurs administrés et en prenant directement RDV pour eux
  • Favoriser la diffusion d’informations sur les pièces à fournir et sur les démarches à effectuer au préalable (pré-demande)

Fonctionnalités de la plateforme web 

  • Service disponible 24/24 et 7/7
  • Géolocalisation des communes ayant souscrit à l’outil mutualisé et permettant de réserver le créneau au plus près et au plus tôt
  • Prise de RDV en quelques clics, adaptable à tous les supports (ordinateurs, tablette, téléphone)
  • Annulation ou report du RDV à tout moment
  • Réservation de plusieurs créneaux d’affilée lorsque la démarche concerne plusieurs personnes liées (une même famille par exemple)
  • Impossibilité de demander un RDV pour la même démarche dans deux communes qui ont acquis l’outil, afin d’éviter les RDV non honorés
  • Envoi d’un code de confirmation par mail ou sms pour confirmer la demande de RDV
  • Mail ou sms pour rappeler le RDV 48h avant (durée personnalisable par la commune)
  • FAQ sur les questions fréquentes

Avantages et fonctionnalités de l’outil pour les agents

  • Prise de RDV pour les usagers qui se présenteront en mairie ou qui contacteront la mairie par téléphone
  • Accès à un agenda des RDV par DR
  • Configuration des créneaux de réservation au regard de l’organisation de la mairie avec la possibilité de les modifier à tout moment 
  • Annulation de RDV du fait de la mairie et avertissement de l’usager par la plateforme avec proposition de report
  • Accès à des statistiques (communes de résidence des demandeurs, nombre de RDV par DR et par lieux, temps moyen des RDV, taux d’annulation, etc.)
  • En option : un serveur vocal interactif  pour désengorger les standards des communes et permettant aux usagers de prendre des RDV et de rappeler la liste des pièces obligatoires pour une demande de passeport et/ou de CNI.

Une réunion de présentation de l'outil  a été proposée le 7 février 2018 à toutes les communes de Haute-Savoie équipées de dispositifs de recueil (voir liste ci-dessous). Une vingtaine de communes, sur l'ensemble des communes équipées de DR, étaient représentées.

Cette réunion a permis de rappeler l'un des principaux objectifs de la mutualisation d'un tel outil : permettre aux admnistrés, sous réserve que les communes soient équipées de la plateforme mutualisée, d’avoir une vision globale et rapide des différents créneaux de RDV disponibles, dans un rayon géographique qu’ils auront eux-mêmes déterminé. Pour les collectivités équipées de l’outil, il s’agit de mieux répartir les demandes de RDV sur le territoire et de réduire le flux d’appels et les délais d’attente (mais aussi, grâce à des rappels SMS, de réduire le nombre de RDV non honorés).

Depuis la tenue de cette réunion, plusieurs précisions ont été apportées aux collectivités potentiellement intéressées, notamment concernant les SMS :

-en ce qui concerne les SMS pour la Suisse, aucun surcoût n'est applicable (coût identique aux coûts en France).

-concernant le fonctionnement adopter pour les SMS, et afin de réduire les coûts au maximum, l’Adm74 a fait le choix d’un achat groupé. Chaque commune pourra commander auprès de l’Adm74 une quantité définie (2 000, 5 000, etc.), et recharger son compte en fonction de ses besoins.

-le coût du SMS est fixé à 0.07 € par SMS. A noter que pour estimer le nombre de SMS nécessaires, il convient de partir du principe que les demandes faites par la plateforme nécessitent 3 SMS (SMS d'authentification de l'administré sur la plateforme + SMS de confirmation du RDV + SMS de rappel du RDV) et que les demandes faites par guichet ou par téléphone nécessitent 2 SMS. 

-concernant la possibilité de l’extension, au cas par cas, de l’outil à la prise de RDV en général (pour les PACS, les mariages, les RDV avec le maire etc.), JVS Mairiestem a confirmé que la plateforme permettra de prendre d’autres types de RDV. Cependant, la grille tarifaire n’est pas encore établie (probablement pour juin 2018 au plus tard).

 

Afin de connaître le nombre de collectivités intéressées et d'étudier la suite à donner à ce projet de plateforme mutualisée, l'ensemble des collectivités équipées de DR ont été invitées à compléter un QUESTIONNAIRE. 11 communes ont à ce jour souscrit au projet et d'autres rejoignent progressivement la plateforme.

Les services de l'Adm74 restent à la disposition des collectivités pour leur apporter plus de précisions si nécessaire (notamment sur les tarifs proposés).

Contact : Lauriane MOUNIER-FARAUT - Directrice de l'Association des Maires de Haute-Savoie - 04 50 51 47 05- Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 

COMMUNES AYANT SOUSCRIT AU PROJET DE PLATEFORME MUTUALISEE (à jour octobre 2018) : 

  • Abondance (plateforme ouverte aux citoyens le 18 juin 2018)
  • Alby-sur-Chéran (plateforme ouverte aux citoyens le 1er octobre 2018)
  • Annemasse (plateforme ouverte aux citoyens le 2 juillet 2018)
  • Boëge (plateforme ouverte aux citoyens le 03 mai 2018)
  • Chamonix Mont-Blanc (plateforme ouverte au citoyens le 1er juin 2018)
  • Cluses (plateforme ouverte aux citoyens le 03 mai 2018)
  • Douvaine (plateforme ouverte aux citoyens le lundi 07 mai 2018)
  • Epagny Metz-Tessy (plateforme ouverte aux citoyens le 2 mai 2018)
  • Frangy (plateforme ouverte aux citoyens le 18 juin 2018)
  • Gaillard (plateforme ouverte aux citoyens le 9 octobre 2018)
  • Perrignier (plateforme ouverte aux citoyens le 23 août 2018)
  • Rumilly (plateforme ouverte aux citoyens le 16 juillet 2018)
  • Sciez (plateforme ouverte aux citoyens le 3 octobre 2018)
  • Seyssel (plateforme ouverte au citoyens le 15 octobre 2018)Valleiry (plate)
  • Vétraz-Monthoux (plateforme ouverte aux citoyens le 31 août 2018)
  • Ville-la-Grand (plateforme ouverte aux citoyens le 17 juillet 2018)
  • Viuz-en-Sallaz (en cours)

5 communes devraient rejoindre prochainement le projet : Seyssel, Alby-sur-Chéran, Viuz-en-Sallaz, Perrignier et Sciez.

COMMUNES EQUIPEES DE DISPOSITIFS DE RECUEIL EN HAUTE-SAVOIE :

36 communes (dont 6 communes déléguées) sont équipées en Haute-Savoie de dispositifs de recueil (DR), avec au total 48 DR sur le département.

Une 37ème commune, Viuz-en-Sallaz, devrait être équipée prochainement (septembre 2018).

A noter qu'un DR mobile est mis à disposition par la Préfecture, sur demande des communes (une habilitation spéciale de l’ANTS - Agence Nationale des Titres Sécurisés - est néanmoins nécessaire pour pouvoir utiliser le DR mobile).

http://www.haute-savoie.gouv.fr/Demarches-administratives/Carte-nationale-d-identite#N358

LISTE DES COMMUNES : 

Annecy (Annecy, Annecy-le-Vieux, Cran-Gevrier, Seynod)
Abondance
Alby-sur-Chéran
Annemasse
Boëge
Bonneville
Chamonix-Mont-Blanc
Cluses
Cruseilles
Douvaine
Epagny-Metz-Tessy
Evian-les-Bains
Faverges-Seythenex (Faverges)
Fillière (Thorens-Glières)
Frangy
Gaillard
La Roche-sur-Foron
Morzine
Passy
Perriginer
Reignier-Esery
Rumilly
Saint-Gervais
Saint-Julien-en-Genevois
Sallanches
Sciez
Seyssel
Taninges
Thônes
Thonon-les-bains
Valleiry
Vétraz-Monthoux 
Ville-la-Grand
Viuz-en-Sallaz (DR à venir en septembre 2018)