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Les adhérents sont les Maires et adjoints des 281 communes de Haute-Savoie, les Présidents d’EPCI et les Conseillers départementaux. Consultez en ligne les tarifs d’adhésion à l’Association des Maires.

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Retrouvez le dernier numéro de la revue dématérialisée du service informatique de l'Adm74, avec au sommaire ce mois-ci :  

 

 

 

  • Mise en place de la DSN, c’est pour bientôt… !collecticjuillet
  • Le PES Marché et le logiciel de compta EVO
  • Indemnité des élus – Cas des élus multi-mandats
  • La signature électronique des bordereaux : les différentes possibilités (signature par XéMéLios ou parapheur électronique)
  • La dématérialisation du budget et des comptes administratifs
  • La gestion des tiers solidaires dans la Facturation
  • Les virus, les sauvegardes et le changement de matériel
  • DATAMATRIX – Externalisation des encaissements des Trésoreries

 

 

 

Pour consulter tous les numéros : CLIQUEZ ICI.

 

 

Factures, pièces comptables, courriers, délibérations et arrêtés, documents administratifs, etc. : nombreux sont en effet les documents qui sont manipulés et qui doivent être traités par les agents et élus des collectivités. Le traitement de ces documents est essentiel au bon fonctionnement d’une collectivité.

La gestion électronique de documents, ou GED, est un système informatisé qui permet d’organiser le stockage, le classement et la consultation de tous ces documents, mais aussi de rechercher et partager les fichiers entre les services concernés. 

La mise en place d’une GED dans votre collectivité facilite en effet l’organisation et l’accès (via un navigateur internet) aux documents numériques que vous manipulez (mail, fichiers scannés etc … ). Ce système permet également la recherche rapide des informations stockées grâce à des index et mots clés.

Si vous êtes intéressé par cette solution, proposée en partenariat avec Berger-Levrault, n'hésitez pas à nous contacter.

 

A propos des tarifs d'abonnement à l'outil de GED via l'Association des Maires, se reporter à la plaquette de tarifs du service informatique de l'Association des maires consultable et téléchargeable ICI.

 

VOIR LA VIDEO DE PRESENTATION DE BL GED (cliquez sur le lien ou ci-dessous) : 

 

Téléchargez ici notre politique de protection des données en PDF

Préambule

L’Association des Maires de Haute-Savoie est une association régie par la loi 1901 à laquelle adhèrent les communes et intercommunalités à fiscalité propre du département. Conformément à ses statuts, elle a pour objet :

  • d’établir des liens de coopération et de solidarité entre les élus des collectivités territoriales du département ;
  • de soutenir activement, auprès des autorités compétentes, les intérêts des membres de l’Association, en tant qu’administrateurs ;
  • d’étudier et de mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter et améliorer les conditions dans lesquelles les membres de l’Association exercent leurs fonctions, notamment en leur proposant des formations adaptées à leurs besoins et en répondant à leurs demandes de formations. En particulier, l’Association effectuera toutes les démarches nécessaires à l’obtention et la reconduction de son agrément pour la formation des élus prévues par la loi ;
  • d’aider les collectivités dans leur gestion administrative et dans l’informatisation de leurs services administratif
  • d’une façon générale, de prendre toutes les initiatives susceptibles d’aider les élus des communes, des intercommunalités et des cantons à accomplir leur mission.


Depuis 2018, l’Association des Maires de Haute-Savoie accompagne les collectivités du département à se mettre en conformité avec la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles. Que ce soit en interne, en tant que responsable de traitement, ou en tant que sous-traitant des collectivités pour ce qui concerne les différents services réalisés pour le compte de ses adhérents, l’Association des Maires de Haute-Savoie attache beaucoup d’importance au respect de la vie privée et à la règlementation en vigueur en la matière. C’est pour cela que notre association s’est dotée d’une politique propre à la confidentialité et à la protection des données à caractère personnel.


L’Association des Maires de Haute-Savoie s’engage, au travers de cette politique, à respecter le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »), applicable depuis le 25 mai 2018, ainsi que les dispositions de la loi n° 78-17 « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en dernier lieu par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.

 

Quelques définitions

Afin de bien comprendre la politique de protection des données, quelques définitions s’imposent :

  • Responsable de traitement : la personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme, qui fixe, seul ou en collaboration avec d'autres, l'objectif et les moyens de traitement des données à caractère personnel.
  • Donnée à caractère personnel : toute information permettant d’identifier une personne directement ou indirectement.
    Cela regroupe par exemple :
    - Les données d’identité (nom, prénom, adresse, date, lieu de naissance, etc.)
    - Les données de vie personnelle (caractéristiques personnelles, habitudes de vie, situation
    familiale, etc.)
    - Les données de vie professionnelle (CV, situation professionnelle, formation)
    - Les informations d’ordre économique (revenus, situation financière, etc.)
    - Les données de connexion (adresses IP, logs, etc.)
    - Les données de localisation (données GPS)
    - Les cookies, traceurs et données de navigation
    - Les données sensibles (opinion religieuse, politique, philosophique, appartenance syndicale, orientation sexuelle, données de santé, etc.)
  • Traitement : toute opération ou tout ensemble d'opérations relatives aux données à caractère personnel et effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés. En d’autres termes, si nous collectons, enregistrons, organisons, structurons, conservons, adaptons, modifions, consultons, utilisons, communiquons, diffusons, effaçons ou détruisons vos données, nous effectuons un traitement de données à caractère personnel.
  • Destinataire : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
  • Personne concernée : toute personne dont les données font l’objet d’un traitement.
  • Sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
  • Consentement : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

 

Identité du responsable du traitement

Le responsable de traitement est L’Association des Maires de la Haute-Savoie, 58 rue Sommeiller – 74 000 ANNECY - N° SIRET : 308 051 135 00025, ci-après « Association des Maires de Haute-Savoie » ou « Nous ».

 

Personnes concernées par la politique de protection des données

Cette politique s’adresse :
-en premier lieu aux élus et personnels des collectivités du département adhérentes à l’Association des Maires de Haute-Savoie
-aux élus et personnels des collectivités du département non adhérentes à l’Association des Maires de Haute-Savoie mais dont les données sont susceptibles d’être collectées
-aux partenaires de l’Association des Maires de Haute-Savoie, institutionnels ou privés
-aux internautes naviguant sur le site de l’Association des Maires de Haute-Savoie et susceptibles d’utiliser les formulaires de contact
-à l’ensemble du personnel et des membres du Bureau et du Comité de l’Association des Maires de Haute-Savoie
-et plus généralement à toutes les personnes qui sont ou rentrent en contact avec l’Association des Maires de la Haute-Savoie.


Données personnelles

Lorsque vous adhérez et souscrivez à nos services, vous nous communiquez un certain nombre d’informations personnelles, nécessaires à la conduite et la mise en œuvre des services que nous vous proposons.

Vos données personnelles peuvent faire l’objet d’un traitement lorsque :
• vous adhérez aux services de l’Association des Maires de Haute-Savoie et vous nous fournissez à cet effet des informations personnelles
• nous mettons en œuvre les services que nous proposons à nos adhérents
• nous réalisons des documents (annuaire des collectivités en particulier) et organisons des évènements à l’échelle du département
• vous naviguez sur notre site internet (à propos des cookies, voir page 6) et que vous renseignez les formulaires de contact.

 

Principes et objectifs de la politique de protection des données personnelles

Le présent document a pour objectif d’informer les personnes :
-d’une part quant à la façon dont sont traitées les informations personnelles communiquées à l’Association des Maires de Haute-Savoie ou collectées par cette dernière par le biais des formulaires de contact sur notre site internet ou des mails que vous nous adressez ainsi qu’à travers la mise en œuvre des services que nous proposons à nos adhérents et des différentes activités qui sont les nôtres.
-et d’autre part quant aux mesures prises pour assurer la protection des données personnelles susceptibles de faire l’objet d’un traitement de la part de l’Association des Maires de Haute-Savoie.

Afin de mettre en œuvre sa politique de protection des données, l’Association des Maires s’attache à respecter plusieurs principes essentiels en matière de protection des données, rappelés et renforcés par le RGPD :
-prendre en compte les règles de protection des données dès la phase de conception d’un projet de traitement des données personnelles (« privacy by design »).
-déterminer clairement l’objectif du traitement de données, limiter les activités de traitement à l’objectif pour lequel les données personnelles ont été collectées et ne pas réutiliser les données à d’autres fins (principe de limitation des finalités).
-contrôler le respect des obligations légales pendant toute la durée de vie des traitements informatiques de données et être en mesure d’en prouver le respect (principe de licéité ou nécessité de disposer de bases juridiques légitimes -obligations légales, consentement, intérêt létigime- pour traiter les données personnelles).
-réduire la collecte des données au strict nécessaire (principe de minimisation des données).
-limiter la durée de conservation des données (principe de limitation de la conservation des données).
-assurer du mieux possible l’exactitude des données (principe d’exactitude des données).
-mettre en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données, y compris les mesures de protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle (principe d’intégrité et de confidentialité des données)
-assurer la plus grande transparence sur les traitements de données.
-faciliter l’exercice des droits que la législation reconnaît aux personnes dont les données sont traitées (droit d’accès, droit de rectification, droit d’opposition, etc.).

En tant que sous-traitant des collectivités pour un certain nombre de services effectués par l’Association des Maires pour le compte des collectivités, l’Association des Maires de Haute-Savoie s’engage par ailleurs à s’assurer que l’ensemble de ses prestataires (ou sous-traitants ultérieurs) respectent la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

 

Catégories de données collectées

Dans le cadre des relations que nous entretenons avec nos adhérents, mais aussi avec nos partenaires et prestataires, et afin de mettre en œuvre les services que nous proposons (service juridique, service informatique, formation des élus et des personnels des collectivités, réalisation de l’annuaire de l’Association des Maires de Haute-Savoie, envoi de la newsletter ou d’informations diverses liées aux activités de l’Association des Maires de Haute-Savoie, etc.), nous sommes amenés à collecter des informations relatives à votre identité comme votre nom, votre prénom, date de naissance, numéro de téléphone personnel, adresse postale et électronique ou des informations relatives à votre vie professionnelle comme votre numéro de téléphone, votre adresse de messagerie électronique ou encore votre fonction/profession.

L’Association des Maires de Haute-Savoie peut par ailleurs être amenée à collecter des catégories de données supplémentaires :
-pour le service de réalisation du service de N4DS pour le compte des collectivités : l’ensemble des informations nécessaires à la réalisation de ce service, avec l’autorisation et sous le contrôle de la collectivité territoriale ayant souscrit à ce service.
-pour la formation des élus et la gestion de leurs demandes de droit individuel à la formation (DIF) auprès de la CDC : l’ensemble des informations personnelles nécessaires à la gestion des dossiers de demande de DIF élus

Dans le cadre d’une candidature spontanée via notre adresse générique de contact, vous pouvez également nous transférer des informations plus détaillées liées à votre identité, votre vie professionnelle ou votre vie personnelle.

A noter que nous ne recueillons pas de données « sensibles » comme les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, les données relatives à la santé, à la vie sexuelle ou aux infractions, condamnations et mesures de sûreté.

 

La collecte de cookies

Notre site récolte des cookies essentiellement fonctionnels et statistiques. Ils aident au bon fonctionnement du site et facilitent vos navigations. Aucun cookie à caractère publicitaire/commercial n’est néanmoins actif sur notre site internet www.maires74.asso.fr.

 

Finalités et utilisation des données collectées


Les informations collectées et gérées par l’Association des Maires nous permettent de mener à bien nos missions et fournir les services que nous proposons principalement à nos adhérents :

  • répondre à vos demandes via les formulaires de contact et d’assistance juridique
  • envoyer à nos adhérents des informations concernant nos services et concernant les formations et évènements organisés par notre association
  • gérer les adhésions, les appels à cotisations et les facturations des services que nous proposons
  • de façon plus générale, mettre en œuvre/réaliser les services proposés à nos adhérents dans les domaines suivants :
    -assistance informatique :
    * formation des utilisateurs et hot line sur les logiciels métiers des collectivités territoriales au profit des communes et intercommunalités adhérentes à l’Association des Maires dans les domaines suivants : gestion financière, ressources humaines, relations aux citoyens et bibliothèques.
    * gestion des sites internet des collectivités : formation, hotline, hébergement des sites, gestion de la messagerie et des noms de domaine.
    * réalisation de la N4DS pour le compte des collectivités territoriales adhérentes à l’Association des Maires de Haute-Savoie.
    * mise à disposition par l’Adm74 d’une plateforme de prise de RDV en ligne pour les passeports et les cartes d’identité pour les communes équipées de dispositifs de recueil (https://rendezvousonline.fr/).
    * mise à disposition des collectivités adhérentes d’une plateforme de dématérialisation des marchés publics (www.mp74.fr), formation et hotline sur cette plateforme.
    * mise à disposition des collectivités adhérentes d’une plateforme de télétransmission des actes au contrôle de légalité (S2Low), formation et hotline sur cette plateforme.
    * mise à disposition d’un outil de Gestion Electronique de Documents (GED)
    * etc.
    -assistance juridique au profit des collectivités adhérentes à l’Association des Maires de Haute-Savoie.
    -organisation de formations et de réunions d’information à destination des élus et des personnels des collectivités territoriales adhérentes à l’Association des Maires de Haute-Savoie.
    -organisation d’évènements annuels pour un public d’élus et de fonctionnaires territoriaux.
    -réalisation de l’annuaire et de l’agenda de l’Association des Maires.
    -utilisation d’un outil web de gestion des adhérents de l’Association des Maires de Haute-Savoie, pouvant être renseigné par les collectivités elles-mêmes.
    -etc

Nous utilisons les données personnelles collectées dans ce cadre pour des motifs légitimes au regard des missions qui sont les nôtres, et/ou avec votre consentement.

 

La confidentialité et les destinataires de vos données

Les données que vous nous fournissez demeurent strictement confidentielles et sont réservées à un usage interne à l’Association des Maires de Haute-Savoie pour la réalisation de ses missions et la mise en œuvre des services proposés à ses adhérents.
Les données sont seulement accessibles par nos services internes et ne sont pas destinées à être cédées ou vendues, à l’exception des données générales des élus (nom, prénom, civilité, type de mandat, adresse électronique professionnelle) et des personnels des collectivités (nom, prénom, civilité, fonction, adresse électronique professionnelle) qui peuvent être transmises aux partenaires de l’Association des Maires à des fins d’envoi d’informations susceptibles d’intéresser les collectivités adhérentes de l’Association. En aucun cas ces données ne seront transmises ou utilisées à des fins commerciales.

 

La sécurisation de vos données

L’Association des Maires de Haute-Savoie fait de son mieux pour mettre en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données, y compris les mesures de protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle.
Afin de nous protéger contre les attaques de notre réseau informatique par des logiciels malveillants, nous nous sommes dotés d’une solution de protection et de sauvegarde adaptée (avec espace de stockage des données situé en Haute-Savoie).

 

La durée de conservation de vos données personnelles

Les données collectées via les formulaires de contact sont conservées cinq années. Elles sont ensuite supprimées.
Les données collectées via le formulaire d’assistance juridique sont conservées le temps d’un mandat (six années). Elles sont ensuite supprimées.
Les informations personnelles collectées par l’Association des Maires de Haute-Savoie sont conservées le plus souvent le temps d’un mandat (6 ans), puis archivées (10 ans), sauf si les personnes concernées (élus et/ou fonctionnaires territoriaux) sont encore en fonction le mandat suivant. Dans ce dernier cas, les données sont conservées tant que l’élu/le fonctionnaire territorial est encore en fonction dans le département de la Haute-Savoie
Les données des élus ayant démissionné en cours de mandat ou ne se représentant pas au prochain mandat sont archivées.
Les données des élus/fonctionnaires territoriaux décédés ou ayant quitté le territoire de la Haute-Savoie sont supprimées.
Concernant les données collectées par l’Association des Maires dans le cadre des services fournis aux collectivités (assistance informatique, sites internet, plateformes de dématérialisation, etc.) sont conservées le temps d’un mandat
Les données collectées par le biais du service de réalisation de la déclaration annuelle des données sociale des collectivités (DADS) sont quant à elles conservées 3 années maximum à compter de la réalisation du service proposé par l’Association des Maires en la matière, avant d’être définitivement détruites.
Les données relatives à la formation des élus et des personnels des collectivités sont conservées le temps d’un mandat (6 ans), puis archivées (10 ans), sauf si les personnes concernées (élus et/ou fonctionnaires territoriaux) sont encore en fonction le mandat suivant. Dans ce dernier cas, les données sont conservées tant que l’élu/le fonctionnaire territorial est encore en fonction dans le département de la Haute-Savoie
Dans le cadre d’un processus de recrutement, les données sont conservées uniquement pendant la période de recrutement. Dès la clôture de l’offre d’emploi, vos données informatiques et sur format papier sont détruites et aucune copie n’est conservée.

 

Les destinataires et les transferts des données

La gestion du site internet est sous-traitée à un prestataire spécialisé. Il reçoit uniquement votre adresse de messagerie électronique lorsque vous vous inscrivez à la Newsletter. L’Association des Maires de Haute-Savoie s’assure que les données restent néanmoins confidentielles et qu’elles ne sont pas utilisées à des fins ultérieures.
L’Association des Maires est localisée sur le territoire français et vous assure que vos informations personnelles ne peuvent faire l’objet d’un transfert en dehors de l’Union européenne.

 

Vos droits

Le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »), applicable depuis le 25 mai 2018, ainsi que les dispositions de la loi n° 78-17 « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en dernier lieu par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles vous octroient des droits spécifiques comme le droit à l’information, le droit d’accès, le droit d’opposition, le droit à la limitation, le droit de rectification des informations incomplètes ou inexactes vous concernant, et le droit à l’effacement.

Le droit à l’information : afin de garantir votre droit à l’information, vous devez être informé de l’existence d’un éventuel traitement de vos données personnelles, des catégories de données collectées et traitées et des destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées.

Le droit d’accès : vous avez le droit d’accéder aux données vous concernant et d’obtenir des informations relatives à leur traitement (comme par exemple les catégories de données traitées). Ce droit vous permet aussi de demander à l’Association des Maires de Haute-Savoie de vous communiquer l’intégralité de ces données.

Le droit de rectification : vous pouvez modifier à tout moment les informations personnelles vous concernant sur simple demande.

Le droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données par l’Association des Maires.

Le droit à la limitation du traitement : vous pouvez revendiquer la limitation du traitement futur de vos données à caractère personnel sous certaines conditions : lorsque vous contestez l’exactitude d’une donnée, lorsque vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice. Vous pouvez également exiger la limitation du traitement de vos données si le traitement est illicite et que vous ne souhaitez pas procéder à un effacement.

Le droit à l’effacement : vous pouvez également, en exerçant votre droit à l’effacement, nous demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve que le traitement ne soit pas nécessaire à l’exécution d’une obligation contractuelle ou ne soit pas soumis à une obligation légale.

Le retrait du consentement : si vous avez consenti à un traitement de vos données personnelles, vous pouvez retirer à tout moment et sans conditions votre consentement.
Les informations liées à l’exercice de ces droits sont conservées cinq ans à compter de la date de réponse de l’Association des Maires de Haute-Savoie, conformément à la durée de prescription légale des actions personnelles en justice. Vos données liées à l’exercice de vos droits sont ensuite supprimées à échéance de ce délai.

 

Comment exercer chacun de ces droits ?


Vous pouvez exercer chacun de ces droits en nous fournissant un justificatif d’identité :
• En écrivant par courrier à l’Association des Maires de Haute-Savoie – 58 rue Sommeiller 74 000 ANNECY.
• En adressant un courrier électronique à l’adresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
L’Association des Maires se réserve le droit de refuser de répondre à toute demande manifestement infondée ou excessive, en vous informant des motifs du refus.
L’Association des Maires vous informe que vous disposez du droit de contacter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), et de formuler une plainte à cette adresse : https://www.cnil.fr/agir

Modifications de cette politique de confidentialité
L’Association des Maires se réserve le droit d’apporter des modifications à cette politique de confidentialité.

Dernière modification le 15 mars 2019

 

 

 

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