Calendrier électoral - Prochaines étapes

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Catégorie : Non catégorisé

Publié le 12 février 2020

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Les prochaines étapes de votre calendrier électoral : La commande de livrables, tableau des 20 jours (et 5 jours) et liste d’émargement depuis votre logiciel GRC.

Commande des tableaux :

Entre le 21 et le 27 février, vous devez commander votre tableau des 20 jours à l’INSEE et entre le 9 et le 11 mars celui des 5 jours.

Vous ne pouvez le commander qu’une seule fois mais vous pouvez par contre l’éditer plusieurs fois (ainsi que la liste arrêtée).

IMPORTANT

• Il  est obligatoire d’avoir commandé le tableau des 20 jours pour obtenir un tableau des 5 jours correctement renseigné.
• Si vous avez commandé le tableau des 20 jours sur le portail ELIRE, vous devez également commander celui des 5 jours sur ELIRE.
• Si  vous avez commandé le tableau des 20 jours sur GRC, vous pouvez aussi commander celui des 5 jours sur GRC.

Accès sur le logiciel GRC :

• Bureau Accueil, bloc Elections, bloc Listes électorales et Tableaux J-20/J-5, option Prochain évènement du calendrier électoral

        NB : Il faut être connecté au REU pour commander le tableau.

• Lancez le prochain évènement à traiter, sélectionnez dans la liste le Tableau des 20 jours pour l’évènement Election Municipale et cliquer sur le bouton Gérer pour obtenir l’écran suivant :

•  Cliquez sur le bouton Commander

Vous recevrez une notification de type LIV (pour « livrable ») lorsque l’INSEE vous aura transmis le tableau. Le délai de réception peut varier en fonction de la sollicitation du site de l’INSEE.

A réception de cette notification, revenir dans cette option puis :

• Cliquez sur Récupérer pour intégrer le tableau des 20 jours à la GRC, la récupération de la liste traitera automatiquement la notification (celle-ci est informative et ne doit donc pas être traitée dans la gestion des notifications)

• Editez le tableau via le bouton correspondant.

• Editez la liste arrêtée via le bouton correspondant.

 Le tableau et la liste arrêtée ont été complétés d’un récapitulatif des mouvements intervenus depuis le dernier arrêt des listes.

Commande de la liste d’émargement :

Accès dans le logiciel GRC :

• Bureau Accueil, bloc Elections, bloc Listes électorales et Tableaux J-20/J-5, option Liste d’émargement

        NB : Il faut être connecté au REU pour pouvoir commander cette liste.

• Afin de passer la commande, cliquez sur le bouton Commander

Vous recevrez une notification de type LIV (pour « livrable ») lorsque l’INSEE vous aura transmis la liste.

Puis : 

• Cliquez sur Récupérer pour intégrer la liste d’émargement au logiciel e.GRC. La récupération de la liste traitera automatiquement la notification.

• Editez votre liste avec le bouton correspondant.

Ces informations sont détaillées sur le flux RSS du 6 janvier de votre application GRC.

Collectic' Janvier 2020

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Catégorie : Non catégorisé

Publié le 5 février 2020

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Retrouvez le dernier numéro de la revue dématérialisée du service informatique de l'Adm74, avec au sommaire ce mois-ci :  

• Passage à la DSN
• L’expérimentation du CFU (Compte Financier Unique) - L’instruction M57 – Interview du directeur financier de la Mairie de MARNAZ
• Le flux PES Marché dans le logiciel de comptabilité.
• Les certificats de signature électronique pour les flux comptables (PESV2) et la télétransmission des actes au contrôle de légalité (S2Low) en prévision des élections municipales
• Dernière ligne droite avant les élections municipales – Quelques rappels et bonnes pratiques 

Pour consulter tous les numéros : CLIQUEZ ICI.

Certificats électroniques et élections municipales

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Écrit par Administrateur

Catégorie : A la une

Publié le 5 février 2020

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Les certificats de signature électronique pour les flux comptables (PESV2) et pour la télétransmission des actes au contrôle de légalité en prévision des élections municipales - Que faut-il prévoir en cas de changement du maire/du président ? 

Pour les flux comptables :

Dans le cadre des prochaines élections municipales et des changements d’élus à prévoir, il est important de savoir que la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) délivre gratuitement des certificats électroniques ; ceux-ci sont au seul usage de la signature des flux PES V2.

L'attribution d'un certificat DGFIP s'effectue par l’intermédiaire du comptable public assignataire de la collectivité, après un « face à face » (RDV à prendre par le maire/le président) et la vérification de l'identité du demandeur.

Un certificat DGFIP peut être délivré dans un délai très bref.

Ce certificat est compatible avec le parapheur Berger-Levrault et la collectivité pourra recourir à toutes les fonctionnalités du parapheur électronique.

Après obtention de ce certificat auprès de votre comptable, il sera nécessaire de le déployer et de le déclarer dans le navigateur de votre poste de travail ; votre certificat sera opérationnel sans aucune intervention de notre part sur votre application comptable.

Pour la télétransmission des actes (S2Low) :                    

A noter tout d'abord que le certificat DGFIP ne permet pas la transmission des actes au contrôle de légalité. Un certificat RGS** est en effet nécessaire.

Si ce certificat est actuellement au nom du maire ou du président et que ce dernier change avec les élections municipales, il conviendra alors de le changer. Aussi, afin d’éviter toute rupture dans la télétransmission des actes au contrôle de légalité, il est recommandé que les collectivités concernées se dotent dès à présent d’un certificat d’authentification RGS** au nom de l’agent qui sera chargé d’assurer l’expédition des affaires courantes pendant la durée du renouvellement. Ce type de certificat peut être commandé auprès d’une autorité de certification (Certeurope, Certinomis, Chambersign, etc.).

Après l’obtention de ce certificat et installation de celui-ci sur votre poste de travail, nous devrons déclarer ce nouveau certificat dans les paramétrages du portail S2Low (intervention de notre part). N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations à ce sujet.

MP74 - LRE Lettre Recommandée Electronique auto authentifiée

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Publié le 18 juillet 2017

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LRE (Lettre Recommandée Electronique) auto authentifiée

Afin de sécuriser les échanges via le module « Correspondance » en donnant à vos messages la même valeur qu’une lettre recommandée avec accusé de réception, l'option LRE (Lettre Recommandée Electronique) auto-authentifiée a été intégrée aux profils acheteurs de notre plateforme MP74 et est utilisable depuis début septembre 2017 dans le module « CORRESPONDANCE » de chaque consultation.

Ce mode d’envoi de vos courriers électroniques vous garantit la même valeur qu’un recommandé avec accusé de réception « papier ».Il n’est donc pas nécessaire de signer ni manuscritement ni électroniquement le courrier.

 Il vous permet donc de notifier aux entreprises le résultat de l’analyse de leurs offres, ou tout autre message, sans aucun frais, tout en sécurisant juridiquement votre envoi.

Afin d'utiliser cette option, il suffit, dans le module « CORRESPONDANCE », de cocher « LRE - Lettre Recommandée » au moment de rédiger votre message. Il n’est pas nécessaire de signer électroniquement ni de mettre le courrier en pièce jointe.

La LRE auto-authentifiée envoyée par l’acheteur au fournisseur se caractérise par l’envoi dans le courriel du lien de vérification de l’authenticité de l’expéditeur. L’entreprise reçoit un courriel avec un code de sécurité afin de vérifier l’authenticité de l’expéditeur.

NB : Les candidats doivent être au préalable enregistrés depuis opérations suivantes/dépôt papier, puis sélectionnés dans saisie des décisions, comme indiqué dans le dernier bulletin MP74 (à consulter ICI).

Nous vous invitons à demander aux entreprises une adresse email valide pour les échanges via la plateforme lors de vos consultations.

Cette fonctionnalité vous sera indispensable pour répondre à l’obligation de la correspondance électronique avec les candidats dès octobre 2018.

LE PES MARCHE

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Catégorie : Service informatique

Publié le 10 juin 2019

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 LE PES MARCHE : Qu’est ce que c’est :

 Vous connaissez pour certains d’entre vous le PES ORMC, qui consiste à envoyer des données de facturation en trésorerie, le PES PJ, qui consiste à envoyer des Pièces justificatives en trésorerie…

 Le PES MARCHE, quant à lui, consiste à envoyer les données des marchés au dessus de 25 000 euros en trésorerie à partir des éléments saisis dans les fiches marchés du logiciel de comptabilité pour ceux équipés de la COMPTA EVO V14 (le fichier est généré depuis la fiche marché du logiciel de comptabilité depuis le menu opérations/transfert/génération du fichier de liaison - voir les nouveautés de la version du logiciel COMPTA EVO).

Les avenants (ou modifications sur le marché) font également l’objet d’un flux PES Marché;

Une fois sur Hélios, le PES marché alimente 2 sites en automatique :

• Un site gouvernemental data.gouv.fr (ETALAB) répondant à l’obligation pour les communes de diffuser des données principales des marchés et ce dès 25000 Euros HT, aussi appelées publication des données essentielles. Ces données seront également publiées sur le profil acheteur des communes, MP74 par exemple :  obligation depuis le premier octobre 2018,
• Un site OECP/REAP : site de recensement pour les marchés au dessus de 90 000 euros (autre obligation pour les collectivités). 

A partir de juillet 2019, les PJ attachées au PES MARCHé seront reçues en trésorerie en même temps que les données essentielles, faciltant alors le paiement du premier mandat pour lequel les pj seront transmises en amont.

Concernant les utilisateurs de la Gamme E.magnus gestion financière 2009, le flux PES Marché n’existe pas. Il convient pour ces utilisateurs de saisir les données essentielles directement sur le profil acheteur de la collectivité (MP74 ou autre), fonctionnalité disponible depuis décembre 2018 (voir bulletin mp 74 - janvier 2019).

Information : le Flux PES MARCHE ne revêt pas un caractère obligatoire, il est optionnel pour les fournisseurs.

 Sans utiliser le flux PES MARCHE, les collectivités peuvent répondre aux obligations réglementaires :

• en saisissant les données essentiels sur leur profil acheteur,
• en saisissant  les informations  liées au recensement sur le site REAP,
• et en envoyant les PJ en trésorerie via un flux PES dépenses lors de la transmission des mandats.

Les données essentielles  à publier sont :

1° Le numéro d'identification unique du marché public ; 

2° La date de notification du marché public ; 

3° La date de publication des données essentielles du marché public initial ; 

4° Le nom de l'acheteur ou du mandataire en cas de groupement ; 

5° Le numéro SIRET de l'acheteur ou le numéro SIRET du mandataire en cas de groupement ; 

6° La nature du marché public correspondant à l'une des mentions suivantes : marché, marché de partenariat, accord-cadre, marché subséquent ; 

7° L'objet du marché public ; 

8° Le principal code du Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV) prévu par le règlement (CE) n° 213/2008 du 28 novembre 2007 susvisé ; 

9° La procédure de passation utilisée correspondant à l'une des mentions suivantes : procédure adaptée, appel d'offres ouvert, appel d'offres restreint, procédure concurrentielle avec négociation, procédure négociée avec mise en concurrence préalable, dialogue compétitif, marché public négocié sans publicité ni mise en concurrence préalable ; 

10° Le nom du lieu principal d'exécution ; 

11° L'identifiant du lieu principal d'exécution, sous la forme d'un code postal ou d'un code INSEE ; 

12° La durée du marché public initial en nombre de mois ; 

13° Le montant HT forfaitaire ou estimé maximum en euros ; 

14° La forme du prix du marché public correspondant à l'une des mentions suivantes : ferme, ferme et actualisable, révisable ; 

15° Le nom du ou des titulaires du marché public ; 

16° Le ou les numéros d'inscription du ou des titulaires au répertoire des entreprises et de leurs établissements, prévu à l'article R. 123-220 du code de commerce, à défaut le numéro de TVA intracommunautaire lorsque le siège social est domicilié dans un État membre de l'Union européenne autre que la France ou le numéro en vigueur dans le pays lorsque le siège social est domicilié hors de l'Union européenne.

Les données relatives aux modifications des marchés publics sont :

1° La date de publication des données relatives à la modification apportée au marché public initial ; 

2° L'objet de la modification apportée au marché public initial ; 

3° La durée modifiée du marché public ; 

4° Le montant HT modifié en euros du marché public ; 

5° Le nom du nouveau titulaire, en cas de changement de titulaire ; 

6° Le numéro d'identifiant du nouveau titulaire, en cas de changement de titulaire ;

7° La date de signature par l'acheteur de la modification apportée au marché public

Mode hébergé pour les logiciels E-magnus

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Catégorie : Non catégorisé

Publié le 10 juin 2016

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Le mode hébergé dans les logiciels Berger-Levrault – Une solution proposée aux adhérents du service informatique de l’Adm74

Toutes les applications Berger-Levrault comprises dans l’adhésion au service informatique de l’Adm74 sont désormais disponibles en mode hébergé (E-Compta, E-Paie, E-GRC, E-Facturation) et peuvent donc être externalisées.

Plus concrètement, cela signifie que vos applications informatiques et vos données peuvent être hébergées sur un serveur exploité par Berger-Levrault et que vous y accédez via une interface WEB. Quelle que soit la distance, tous les utilisateurs ont accès aux applicatifs à partir de n’importe quel poste connecté à Internet. Ainsi, l’ensemble des utilisateurs travaillent sur une seule et unique plateforme, sans contrainte technique !

Le mode hébergé présente plusieurs avantages. En plus de permettre un accès aux applicatifs quel que soit le lieu où vous vous trouvez grâce à une simple connexion internet, il permet également de vous affranchir des soucis de sauvegardes, de mises à jour d’applications et de compatibilité du matériel. En effet, les mises à niveau sont automatiques, l'évolution du système est facile et la sécurité est assurée par Berger-Levrault avec une sauvegarde des données en ligne et la réversibilité totale des données de la collectivité.

Finies les interventions d’experts pour assurer l'installation, la configuration des logiciels et la compatibilité avec les autres applications de la collectivité.

Le coût de la mise en place du mode hébergé est ainsi compensé par le moindre investissement que vous avez à effectuer concernant le serveur installé dans votre collectivité.

Comment bénéficier du mode hébergé pour vos applicatifs Berger-Levault ?

Chaque collectivité souhaitant passer en mode hébergé devra en faire la demande auprès du service informatique de l’Adm74. Un devis sera émis par Berger-Levrault et à réception de la commande, un délai de 4 à 6 semaines sera nécessaire pour l’ouverture du compte.

Quel est le coût du passage en mode hébergé ?

Le mode hébergé fonctionne sous la forme d’un abonnement mensuel et le coût dépend du nombre d’utilisateurs. Il est de 30 € HT (36 euros TTC) par mois et par utilisateur. L’ouverture de compte initiale est en outre facturée 300 € HT (360 euros TTC) (un seul paiement au départ pour chaque collectivité souhaitant passer au mode hébergé).

Quel que soit le nombre d’applicatifs que vous décidez d’héberger, le coût est identique.

A propos des tarifs, vous pouvez vous reporter à la plaquette des tarifs disponible ICI.

Quels sont les prérequis pour passer en mode hébergé ?

Si vous êtes intéressé pour passer au mode hébergé, nous vous invitons dès à présent à  adresser un mail au service informatique de l’Adm74 :  Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

Fonctionnalités EPAIE

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Catégorie : Service informatique

Publié le 8 février 2017

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Le logiciel de paie Berger-Levrault permet la gestion de votre paie mensuelle : grâce à une mise à jour automatique via internet, il répond aux diverses évolutions légales au fur et à mesure qu'elles se présentent.

GED - Gestion électronique de documents

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Catégorie : Non catégorisé

Publié le 18 décembre 2015

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Factures, pièces comptables, courriers, délibérations et arrêtés, documents administratifs, etc. : nombreux sont en effet les documents qui sont manipulés et qui doivent être traités par les agents et élus des collectivités. Le traitement de ces documents est essentiel au bon fonctionnement d’une collectivité.

La gestion électronique de documents, ou GED, est un système informatisé qui permet d’organiser le stockage, le classement et la consultation de tous ces documents, mais aussi de rechercher et partager les fichiers entre les services concernés. 

La mise en place d’une GED dans votre collectivité facilite en effet l’organisation et l’accès (via un navigateur internet) aux documents numériques que vous manipulez (mail, fichiers scannés etc … ). Ce système permet également la recherche rapide des informations stockées grâce à des index et mots clés.

Si vous êtes intéressé par cette solution, proposée en partenariat avec Berger-Levrault, n'hésitez pas à nous contacter.

A propos des tarifs d'abonnement à l'outil de GED via l'Association des Maires, se reporter à la plaquette de tarifs du service informatique de l'Association des maires consultable et téléchargeable ICI.

VOIR LA VIDEO DE PRESENTATION DE BL GED (cliquez sur le lien ou ci-dessous) :