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LE PES MARCHE
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LE PES MARCHE : Qu’est ce que c’est :
Vous connaissez pour certains d’entre vous le PES ORMC, qui consiste à envoyer des données de facturation en trésorerie, le PES PJ, qui consiste à envoyer des Pièces justificatives en trésorerie…
Le PES MARCHE, quant à lui, consiste à envoyer les données des marchés au dessus de 25 000 euros en trésorerie à partir des éléments saisis dans les fiches marchés du logiciel de comptabilité pour ceux équipés de la COMPTA EVO V14 (le fichier est généré depuis la fiche marché du logiciel de comptabilité depuis le menu opérations/transfert/génération du fichier de liaison - voir les nouveautés de la version du logiciel COMPTA EVO).
Les avenants (ou modifications sur le marché) font également l’objet d’un flux PES Marché;
Une fois sur Hélios, le PES marché alimente 2 sites en automatique :
- Un site gouvernemtal data.gouv.fr (ETALAB) répondant à l’obligation pour les communes de diffuser des données principales des marchés et ce dès 25000 Euros HT, aussi appelées publication des données essentielles. Ces données seront également publiées sur le profil acheteur des communes, MP74 par exemple : obligation depuis le premier octobre 2018,
- Un site OECP/REAP : site de recensement pour les marchés au dessus de 90 000 euros (autre obligation pour les collectivités).
A partir de juillet 2019, les PJ attachées au PES MARCHé seront reçues en trésorerie en même temps que les données essentielles, faciltant alors le paiement du premier mandat pour lequel les pj seront transmises en amont.
Concernant les utilisateurs de la Gamme E.magnus gestion financière 2009, le flux PES Marché n’existe pas. Il convient pour ces utilisateurs de saisir les données essentielles directement sur le profil acheteur de la collectivité (MP74 ou autre), fonctionnalité disponible depuis décembre 2018 (voir bulletin mp 74 - janvier 2019).
Information : le Flux PES MARCHE ne revêt pas un caractère obligatoire, il est optionnel pour les fournisseurs.
Sans utiliser le flux PES MARCHE, les collectivités peuvent répondre aux obligations réglementaires :
- en saisissant les données essentiels sur leur profil acheteur,
- en saisissant les informations liées au recensement sur le site REAP,
- et en envoyant les PJ en trésorerie via un flux PES dépenses lors de la transmission des mandats.
Les données essentielles à publier sont :
1° Le numéro d'identification unique du marché public ;
2° La date de notification du marché public ;
3° La date de publication des données essentielles du marché public initial ;
4° Le nom de l'acheteur ou du mandataire en cas de groupement ;
5° Le numéro SIRET de l'acheteur ou le numéro SIRET du mandataire en cas de groupement ;
6° La nature du marché public correspondant à l'une des mentions suivantes : marché, marché de partenariat, accord-cadre, marché subséquent ;
7° L'objet du marché public ;
8° Le principal code du Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV) prévu par le règlement (CE) n° 213/2008 du 28 novembre 2007 susvisé ;
9° La procédure de passation utilisée correspondant à l'une des mentions suivantes : procédure adaptée, appel d'offres ouvert, appel d'offres restreint, procédure concurrentielle avec négociation, procédure négociée avec mise en concurrence préalable, dialogue compétitif, marché public négocié sans publicité ni mise en concurrence préalable ;
10° Le nom du lieu principal d'exécution ;
11° L'identifiant du lieu principal d'exécution, sous la forme d'un code postal ou d'un code INSEE ;
12° La durée du marché public initial en nombre de mois ;
13° Le montant HT forfaitaire ou estimé maximum en euros ;
14° La forme du prix du marché public correspondant à l'une des mentions suivantes : ferme, ferme et actualisable, révisable ;
15° Le nom du ou des titulaires du marché public ;
16° Le ou les numéros d'inscription du ou des titulaires au répertoire des entreprises et de leurs établissements, prévu à l'article R. 123-220 du code de commerce, à défaut le numéro de TVA intracommunautaire lorsque le siège social est domicilié dans un État membre de l'Union européenne autre que la France ou le numéro en vigueur dans le pays lorsque le siège social est domicilié hors de l'Union européenne.
Les données relatives aux modifications des marchés publics sont :
1° La date de publication des données relatives à la modification apportée au marché public initial ;
2° L'objet de la modification apportée au marché public initial ;
3° La durée modifiée du marché public ;
4° Le montant HT modifié en euros du marché public ;
5° Le nom du nouveau titulaire, en cas de changement de titulaire ;
6° Le numéro d'identifiant du nouveau titulaire, en cas de changement de titulaire ;
7° La date de signature par l'acheteur de la modification apportée au marché public
La facturation
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Descriptif
Gamme de logiciels utilisés
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Ce module permet la gestion de tous les rôles de facturation produits par une collectivité ainsi que l’émission de factures, la production de rôles détaillés et le transfert des flux informatiques via le centre des finances publiques.
Il est possible de gérer des domaines tels que facturation EAU/ASSAINISSEMENT, facturation ORDURES MENAGERES, facturation PERISCOLAIRE (garderie et cantine), encaissement de LOYER.
Cette gamme permet l’impression de statistiques et des outils de recherche et de traitement de fichiers sont intégrés afin d’effectuer les opérations les plus courantes d’un cycle de facturation (changement d’abonné : départ / arrivée, fermeture de compteur, etc.).
Actualités 2018
- Facturation – L’EMISSION DE FACTURES ELECTRONIQUES GRACE AU PES-ASAP
La facturation avec génération d’un rôle (Flux ORMC) permet la dématérialisation des factures à destination des entités publiques.
Dans le cadre des procédures de dématérialisation totale, vos trésoreries vous ont peut être demandé de passer en titre individuel ASAP en lieu et place de la production du rôle permettant ainsi une dématérialisation de l’ensemble de vos factures.
Aussi, pour des rôles dits simples (cantine, portage de repas, ordures ménagères, etc.), cette possibilité de transfert en gestion financière sous forme de titres individuels est possible. L’édition dématérialisée des ASAP sera intégrée à votre flux comptable depuis votre logiciel de facturation.
La création de ces titres individuels remplace l’édition de vos factures traditionnelles. Vous n’aurez donc plus la présentation classique de vos factures, mais un titre de recettes dématérialisé (que vous n’aurez pas besoin d’imprimer et de mettre sous pli) qui reprendra automatiquement le détail des prestations de votre facturation.
Si vous êtes intéressé, contactez-nous, afin de réaliser les paramétrages nécessaires dans vos applications e.facturation et e.gestion financière.
Votre débiteur ne recevra que ce titre via le centre éditique, et il n’est pas possible de joindre une pièce complémentaire à ce titre (non prévu dans le protocole PESV2).
Lire l'article à ce sujet dans le Collectic' d'octobre
- Facturation – Passage au prélèvement : Paramétrages à effectuer si vous désirez utiliser le prélèvement automatique
Facturation Eau/Assainissement– Gestion des abonnements multiples
A l’attention des collectivités utilisant le produit Facturation Eau-Assainissement et migré les données depuis l’ancien logiciel Wincloé : Procédure permettant de corriger les dossiers des abonnés ayant plusieurs compteurs.
Téléchargements
Pour la gamme Emagnus rendez vous dans le module « Administration Berger-Levrault » pour effectuer la mise en service des nouvelles versions livrées par Berger-Levrault.
Fonctionnalités EPAIE
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Le logiciel de paie Berger-Levrault permet la gestion de votre paie mensuelle : grâce à une mise à jour automatique via internet, il répond aux diverses évolutions légales au fur et à mesure qu'elles se présentent.
Contacter le service informatique
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La facturation électronique
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La dématérialisation des factures dès le 1er janvier 2017
SUPPORTS de formation Novembre 2016
Réunion Gestion financière 2009 V8 minimum (sessions de 9h à 11h30)
Réunion Gestion financière EVO V11 minimum (sessions de 14h à 16h30)
SUPPORTS DE LA REUNION DU 4 OCTOBRE 2016 :
D'autres documents à la suite de cet article...
La facturation électronique : contexte général
A compter du 1er janvier 2017, les collectivités territoriales seront dans l’obligation d’avoir recours à la facturation électronique :
- elles devront d’une part être capables de recevoir les factures électroniques émises par certains de leurs fournisseurs (EDF, Téléphone, etc.).
NB : Dans un premier temps (au 1/01/2017), seules les 200 plus grandes entreprises françaises seront concernées par l’obligation de transmettre des factures dématérialisées à leurs clients publics. A partir de 2018, les entreprises de taille intermédiaire seront à leur tour concernées, en 2019 les PME, et enfin en 2020 toutes les entreprises.
- elles devront d’autre part émettre des factures dématérialisées à l’encontre d’autres collectivités publiques via la solution PES ASAP (Avis des Sommes à Payer). Toutes les entités de la sphère publique elles-mêmes émettrices de factures sont en effet également concernées par la date du 1er janvier 2017.
Qu’est ce que le portail Chorus Portail Pro – CPP ?
Les factures émises seront déposées sur le portail Chorus Portail Pro (CPP), portail mis à disposition gratuitement des collectivités et des entreprises par l’Etat.
Chaque collectivité sera identifiée de manière unique sur le portail CPP, via son numéro SIRET, en émission et réception.
Le portail CPP permettra aux fournisseurs de suivre les différentes étapes du cycle de vie de leur facture.
Modalités d’utilisation de Chorus Portail Pro - CPP
Les entreprises déposeront leurs factures sur le portail CPP et les collectivités seront notifiées par courriel de la mise à disposition d’une facture électronique par un fournisseur.
La collectivité pourra se connecter manuellement au Portail CPP. Pour faciliter la procédure, les éditeurs des logiciels financiers sont en cours de développement d’un connecteur qui téléchargera automatiquement les pièces justificatives en attente dans CPP vers les dossiers définis par la collectivité sur son serveur ou son poste informatique local (ex : dossier dépenses). Les pièces seront à intégrer aux mandats et/ou titres comme actuellement.
Les entreprises pourront suivre l’avancement du traitement de leurs factures sur CPP jusqu’à la mise en paiement. Elles pourront être notifiées de l’avancement du paiement par courriel.
Concernant l’archivage, les factures déposées sur CPP seront stockées dans ATLAS, silo d’archivage de la DGFIP et accessibles par les collectivités à l’aide d’un outil disponible par simple demande à la DGFIP. La durée de conservation des pièces sera de 10 ans, en conformité avec la durée d’utilité administrative définie par le Service des Archives de France.
Les collectivités qui n’ont pas commencé la dématérialisation des factures sont invitées à passer à la gestion des pièces justificatives au plus vite, et ne pas attendre 2017 pour démarrer la dématérialisation.
La dématérialisation des factures dans les logiciels E-Magnus
Afin de faciliter la procédure de récupération des factures dématérialisées, Berger-Levrault travaille à la mise en place d’un module spécifique.
Une réunion à ce sujet a eu lieu le mardi 4 octobre 2016 avec l’ensemble des adhérents au service informatique de l’Adm74 et des formations groupées seront proposées par l’Adm74 au cours du dernier trimestre 2016.
DOCUMENTS UTILES A TELECHARGER :
(accès réservé aux adhérents de l'Adm74)
Les publications
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Les brèves du service informatique
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Les Certificats électroniques
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Depuis janvier 2016, la délivrance des certificats chambersign est effectuée dans les bureaux de la CCI Nord-Isère à Villefontaine, ce qui ne facilite pas l’acquisition de nouveaux certificats via la CCI.
Ainsi, vous trouvez ci-dessous une liste de quelques uns des organismes agréés délivrant des certificats électronique RGS** pour vos futurs renouvellements ou acquisitions, notamment pour la signature électronique des bordereaux mais aussi pour la transmission des actes au contrôle de légalité, à savoir :
- Caisse d’Epargne (certificat CertEurope, remis en main propre en collectivité),
- Certigreff (certificat certigreff à retirer par vos soins auprès des Tribunaux de commerce à Annecy ou Thonon-Les-Bains),
- Certinomis (certificat certinomis à retirer par vos soins auprès d’un bureau de Poste de votre choix),
- Etc.
Vous retrouvez sur les sites respectifs de ces organismes les éléments pour effectuer les commandes de certificats ainsi que le mode de retrait.
Pour rappel : lors de renouvellements de certificat dans le cadre de la transmission des actes, une manipulation technique est indispensable sur S²low par nos soins, n’oubliez pas de nous contacter lors d’éventuels changements.
NB : les certificats CCI en cours de validité restent utilisables jusqu’à la date de renouvellement, date à laquelle une acquisition via un autre fournisseur est préconisé.
Les formations
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Les formations informatiques
Des formations individuelles sur site et sur demande sont effectuées lors de changement de personnel et/ou des changements de gamme de logiciel ou de nouvelles installations.
Des formations groupées sont réalisées pour des opérations ponctuelles et spécifiques type DADS-U, opérations de fin d’année, élaborations budgétaires.
Nouveauté : Formation Elections REU - Nouveautés de la version 11.10
- Jeudi 7 mars 2019 à ARGONAY - Espace culturel La Ferme - 9h-12h
- Mardi 12 mars 2019 à THONON - Espace Tully - 13h30 -16h30
Pour vous inscrire, merci de remplire de fomulaire d'inscription - session au choix
Actualité - Enquête GED
Une enquête est actuellement réalisée afin de connaître les souhaits et attentes des collectivités en la matière et de recueillir quelques retours d’expériences de communes qui utilisent déjà une GED.
Pour remplir le questionnaire en ligne, CLIQUEZ ICI.
Supports formation
à venir
Merci d’attendre le formulaire d'inscription mis en ligne sur cette page ou le mail qui vous avertira de leur ouverture pour vous inscrire. (ces sessions sont réservées aux adhérents du service informatique)
Formulaire d'inscription des prochaines sessions
La gestion des bibliothèques
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Descriptif
| Le partenariat entre votre association et la société Karvi Services permet de vous proposer un SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèques) à un tarif préférentiel doté de toutes les fonctions essentielles à la gestion des bibliothèques et des réseaux de bibliothèques : KARVI. Il s’agit d’un logiciel adapté aux nouvelles approches informatiques d’accès par un lien HTML et aux évolutions des collectivités locales s’organisant en communautés de communes et d’agglomérations. |
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Le logiciel Atalante-Biblio ne fait plus l'objet d'évolutions et son successeur naturel est KARVI.
L’achat du logiciel KARVI et/ou la migration des données du logiciel ATALANTE se font à un tarif préférentiel auprès de la société Karvi Services.
La formation et la maintenance sont assurées par l’Association et sont facturées par Karvi Services avec 70% de remise.
Vos contacts :
- Chez Karvi Service : M. Jean-Paul AJACQUES – Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
- A l’Association : Cécile ou Didier – Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
La gestion des administrés
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Descriptif
Versions actuelles
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Ce module est essentiellement axé sur tout ce qui touche à la gestion des administrés et aux services qui leurs sont apportés par la collectivité.
Les listes électorales
Toute la chaine électorale peut-être gérée via ce module : Gestion des inscriptions, des radiations, des transferts de bureau, des procurations et des scrutins. Impression des cartes d’électeur, des listes générales politiques et complémentaires, des listes d’émargement, des imports et exports vers l’INSEE et la Préfecture.
Actualité : 2018 - Répertoire électoral unique : REU
Un répertoire électoral unique et permanent, tenu par l’INSEE, sera créé afin de centraliser au niveau national les modifications réalisées sur les listes électorales par les mairies.
Le REU servira ainsi de base à l'élaboration des listes électorales et ne constituera plus un simple moyen de contrôle. Pour établir leur liste électorale, les communes partiront dudit répertoire et informeront l'INSEE, par voie dématérialisée, des inscriptions et radiations effectuées afin de permettre la mise à jour régulière du fichier.
Que faire des prochaines demandes avant le REU?
Dans l’application e.magnus Gestion Relations Citoyens (GRC) via le module Elections, continuez à enregistrer vos mouvements d’électeurs – inscriptions, radiations, changements d’adresse – comme vous le faisiez jusqu’ici.
Une prochaine version d’e.GRC permettra de prendre en compte ces mouvements dans le Répertoire Électoral Unique sans ressaisie de votre part.
Lire l'article du Collectic de juin dernier à ce sujet.
Les actes d’Etat-Civil
Tous les actes émis par la commune sont possibles avec ce logiciel : naissance, reconnaissance, mariage, décès. Toutes les impressions officielles permettent d’alimenter les registres, impression des copies, avis et extraits, mais aussi les tables annuelles et décennales.
Le recensement
Cet outil permet la gestion du recensement militaire des jeunes de la commune et l’impression des documents et listes associés (avis de recensement, notice individuelle et attestation de recensement), mais aussi listes trimestrielles des recensés et non recensés. La gestion dématérialisée des flux vers le bureau du Service National de Varces s’effectue via le protocole PECOTO à déposer sur le portail Ma JDC.
Le bouquet de formulaires
Ce module permet au secrétariat de mairie de saisir et imprimer de multiples formulaires dédiés à la famille, au citoyen, à la culture, à la fête et aux loisirs ainsi qu’à la vie municipale.
Téléchargements
Pour la gamme Emagnus, rendez vous dans le module « Administration Berger-Levrault » pour effectuer la mise en service des nouvelles versions livrées par Berger-Levrault.
Le PES V2 Dématérialisation des factures et des flux
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La dématérialisation des flux comptables et des pièces justificatives (PESV2-HELIOS).
Le protocole PES V2 est le protocole d’échange standard que doivent utiliser les collectivités pour le transfert des flux comptables sur le portail DGFIP. Ce protocole permet à terme la dématérialisation complète des pièces comptables (bordereaux, titres, mandats) mais aussi des pièces justificatives.
Actualité : Dématérialisation des factures CHORUS PRO 2018
Support de formation - Bonnes pratiques liées à la dématérialisation en compta
Signature des bordereaux
La collectivité a le choix de signer électroniquement ou de manière manuscrite le bordereau. Dans ce dernier cas, le bordereau sera édité et envoyé à la DDFIP par courrier. Si la collectivité opte pour la signature électronique des bordereaux, l’Adm74 pourra l’équiper d’un parapheur électronique intégré dans les applicatifs E-Magnus.
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Le parapheur électronique de l'Adm74 (accessible depuis internet) permet une visualisation du bordereau, des mandats et des pièces justificatives, par l'élu, avant de le signer électroniquement. Son utilisation permet l’envoi du flux PES directement depuis l’application comptable, intégrant les pièces justificatives et le bordereau signé. Le retour helios (pes acquit) est intégré automatiquement en comptabilité. |
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L'installation du parapheur est prise en charge par l’Adm74 dans le module Procédures Annexes. Une soixantaine de collectivités utilisent d’ores et déjà cette fonctionnalité. Chaque élu signataire des bordereaux doit être équipé d'un certificat RGS**, à acquérir auprès d'organismes agréés (Banques, CCI, Certinomis, certeurope, certigna).
Une fois doté des certificats, vous pouvez nous contacter pour le paramétrage de votre application de Gestion financière et la formation des élus.
Document à télécharger pour la mise en place du PES :
(accès réservé aux adhérents de l'Adm74)
Fiches techniques à télécharger :
(accès réservé aux adhérents de l'Adm74)
ACTUALITES
La Gestion des ressources humaines
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Descriptif
Gamme utilisée
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Ce progiciel permet la gestion de la paie dans sa globalité pour les collectivités publiques et les EPCI mais aussi la production de la N4DS (anciennement DADSU) à destination de la CRAM Rhône-Alpes en fin d’année. Il est également compatible pour l’envoi des virements bancaires dématérialisés via le protocole HOPAYRA (PAYMEN).
La production des mandats en comptabilité est gérée de manière totalement automatique, ce qui évite une redondance de saisie pour le paiement des salaires.
Des modules supplémentaires peuvent être rajoutés à cette gamme par l’intermédiaire de la société BERGER-LEVRAULT :
- Gestion du temps de travail
- Gestion des plannings
Ce module permet la dématérialisation des bulletins de paie et des caisses de charges au format XMH.
Actualités 2019 : PASRAU - Prélèvement à la source
La mise en œuvre du Prélèvement à la Source de l’impôt sur le revenu (PAS) est effective pour l’ensemble des contribuables depuis le 1er janvier 2019.
Nouveautés :
L’Association des Maires de Haute-Savoie a organisé quatre réunions d’information sur ce sujet dans chaque arrondissement du département, qui ont regroupé 160 utilisatrices et utilisateurs des logiciels Berger-Levrault.
Ces rencontres ont permis de sensibiliser les participants sur le mécanisme du PAS :
- Les dates importantes de ce nouveau mode de prélèvement de l’impôt
- Les différents tests réalisés par l’éditeur du logiciel
- La mise en place dans l’application RH
L’Association des Maires met à la disposition des collectivités adhérentes et moyennant une cotisation annuelle un connecteur « BL connect Net-entreprise » qui permettra l’automatisation des tâches mensuelles du PAS :
- Réception des taux et intégration dans l’application
- Dépôt avec application du PAS comportant les montants prélevés
- Réception et analyse des retours métiers (Comptes rendus Métiers – CRM)
- Traçabilité et sécurisation des informations (accusé réception du dépôt de fichier)
Procédure à suivre pour la mise en place du prélèvement à la source dès à présent puis tous les mois suivants
La dématérialisation de la paie
Cette démarche consiste à transmettre mensuellement les bulletins de paie et l’état des charges au centre des finances publiques sous forme de CD Rom.
Les collectivités doivent être équipées des applications Emagnus de la nouvelle gamme. Cette transmission est simple d’utilisation et de mise en place mais ne peut démarrer qu’en début d’année.
Téléchargements
Pour la gamme Emagnus, rendez-vous dans le module « Administration Berger-Levrault » pour effectuer la mise en service des nouvelles versions livrées par Berger-Levrault.
Légibase état civil et cimetières
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Mise à disposition gratuite de la solution Légibase Etat civil au profit de toutes les communes adhérentes à l’Association des Maires de Haute-Savoie
Dans le cadre de son partenariat avec la société Berger-Levrault, l’Association des Maires de Haute-Savoie a proposé en 2012 à trois collectivités du département de tester pendant plusieurs semaines la solution Légibase état civil, site d’informations juridiques en ligne à destination des professionnels de l’état civil, tels que les collectivités territoriales.
Accessible partout grâce à un simple identifiant et un mot de passe, Légibase état civil & cimetières contient de très nombreux documents qui peuvent s’avérer utiles aux personnes en charge de ce domaine dans les différentes communes du département (fiches pratiques, modèles et formulaires, questions/réponses, fiches de procédure, textes législatifs, jurisprudence, etc.).
L’expérimentation s’étant avérée positive, le Bureau de l’Association des Maires de Haute-Savoie s’est prononcé fin 2012 en faveur de la mise à disposition gratuite de cette solution (en principe payante, sous forme d’un abonnement annuel souscrit auprès de la société Berger-Levrault) au profit des communes adhérentes au service informatique de l’Association des Maires. Ces dernières se sont vues communiquer début janvier 2013 par courrier du Président leur code d’accès à cet outil full web, accessible partout et à tout moment depuis internet.
Depuis juin 2017, ce sont toutes les communes adhérentes au service général de l'Association des Maires qui ont désormais accès et peuvent se connecter gratuitement à cet outil full web.
Pour se connecter, il convient tout simplement de se rendre sur le site dédié à LEGIBASE (http://www.etat-civil.legibase.fr), puis de cliquer sur la zone « s’identifier » en remplissant les zones demandées (adresse e-mail de la collectivité et nouveau mot de passe communiqué par les services de l'Adm74 en juin 2017).
Si vous n'avez pas reçu vos identifiant et mot de passe, n'hésitez pas à contacter le secrétariat de l'Association des Maires au 04 50 51 47 05 ou par mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Pour les communes adhérentes au service informatique et l'Adm74 et équipées du logiciel Emagnus GRC, un lien direct à Légibase est proposé en page d'accueil de l'outil métier.
Une démonstration de la solution est visible à l’adresse suivante : http://www.berger-levrault.fr/demo_legibase_etatcivil/
Vous pouvez également consulter la présentation de cet outil, téléchargeable ci-dessous :
La Gestion financière
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Descriptif
Gammes utilisées
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Permet la gestion de la comptabilité publique avec les normes comptables M14 de 500 à 3500 habitants, M14 + de 3500 habitants fonctionnelle et M49 .
- Exécutions budgétaires en dépenses et en recettes,
- Elaboration et suivi budgétaire,
- Contrôle de gestion,
- Gestion des immobilisations (inventaire comptable),
- Gestion de la dette.
Actualités 2018 :
ASAP - Avis des Sommes A Payer
Les logiciels de comptabilité sont compatibles avec les procédures de dématérialisation complète des titres de recette (les ASAP), cette procédure évite d’éditer les titres de recettes.
Il existe 2 types d’ASAP, les ASAP pour les Entités Publiques (ASAP Chorus) qui sont dématérialisés par le dépôt sur le portail Chorus via du flux PES et les ASAP pour les entités privées (ASAP Editique) dématérialisés via le service éditique de la DGFIP.
Si vous n’utilisez pas encore ces procédures, contactez nous, afin de réaliser les paramétrages nécessaires dans votre application.
La généralisation du flux ASAP offre la possibilité de faire basculer les rôles de facturation en titre individuel (hors rôle d’eau et rôle volumineux).
Les titres de recettes sont automatiquement générés et transférés dans la comptabilité et les lignes de prestation sont détaillées dans la partie ASAP du titre.
Ceci vous évite l’édition des factures individuelles et des rôles ainsi que la mise sous pli, ceci incombant alors au centre éditique de la DGFIP.
Cela permet aussi de disposer d’un talon optique (inclus dans l’ASAP) pour permettre le traitement des chèques par le centre d'encaissement de Créteil et le paiement par TIP.
Pour la mise en place de cette option, un paramétrage, par nos services de votre application de facturation est nécessaire. Si vous êtes intéressé par cette fonctionnalité merci de nous contacter.
CHORUS - Connecteur
Le connecteur Chorus permet de télécharger automatiquement les factures disponibles sur CHORUS PRO vous évitant une connexion manuelle sur le portail Hélios (la signature électronique via le parapheur n’est pas obligatoire pour le mettre en place).
Le connecteur est à disposition gratuitement des collectivités adhérentes au service informatique de l’Adm74 et utilisant déjà le parapheur pour la dématérialisation des flux comptable et/ou la télétransmission des actes via S²low.
Si vous êtes intéressés par la mise en place du connecteur CHORUS, contactez nous par email à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
2018 - les bonnes pratiques de la dématérialisation
La dématérialisation des documents budgétaires
Le dispositif 'Actes budgétaires' consiste à envoyer vos maquettes budgétaires (budgets et compte administratif) en Préfecture et en trésorerie, sous le format XML, en lieu et place d’un envoi papier, habituellement utilisé.
Actualité 2018 :
La version @CTES2.2 de la DGCL impose que la délibération relative au budget soit placée en pièce jointe de l’envoi du budget sur S²low.
Les transactions de nature ‘documents budgétaires et financiers’ doivent obligatoirement comporter au moins une annexe.
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Gamme de logiciels utilisés
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Consultez la rubrique complète Actes Budgétaires
La dématérialisation des flux comptables
Les flux dématérialisés vers les centres des finances publiques sont possibles via le protocole PES V2 (Protocole d’Echange Standard version 2). Ce dernier permet la dématérialisation complète de la chaine comptable (sans envoi doublé sous la forme papier si tel est le choix de la collectivité).
Le protocle INDIGO n'est plus utilisé depuis le 01 janvier 2015.
Voir le détail sur la mise en oeuvre du PES V2 dans la rubrique complète de notre site
Le traitement de la N4DS
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Descriptif
L’Association des Maires de Haute-Savoie propose aux collectivités haut-savoyardes de réaliser en totalité leur N4DS (Norme pour les Déclarations Dématérialisées Des Données Sociales), de l’ouverture de l’exercice en cours jusqu’au transfert et à la validation du fichier par la CARSAT.
Ce service, ouvert à toutes les collectivités adhérentes au service informatique est optionnel et facturable.
RAPPEL : Ce service, bien qu’ouvert à toutes les collectivités adhérentes à l’Association des Maires, concerne en priorité les petites collectivités. En fonction de la taille de votre collectivité et du nombre d’agents concernés, un avis vous sera donné.
| Année de traitement | Nombre de N4DS traités par l'Adm74 | ||
| 2011 | 26 | ||
| 2012 | 42 | ||
| 2013 | 77 | ||
| 2014 | 99 | ||
| 2015 | 102 | ||
| 2016 | 111 | ||
| 2017 | 119 |
Actualités - N4DS
Inscription N4DS 2018 : les inscriptions sont closes, 121 collectivités intéressées.
Le tarif arrêté pour l’année 2018-2019 demeure de 80 euros TTC forfaitaire par collectivité, auxquels s’ajoutent 10 euros par salarié à traiter (tarifs inchangés).
Renseignements complémentaires à obtenir auprès de
Service informatique - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Présentation
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Depuis 1985, l’Association des Maires apporte une aide aux collectivités haut-savoyardes pour l’informatisation de leurs services.
Equipe de 5 techniciens-formateurs en informatique
- Sylvie BORDILLON
- Cécile DARDOIZE
- Didier LAFORET
- Claudy CHAPEL
- Farid ADJERIME
L’Association des Maires a mis en place un service pour l’installation, le paramétrage, la maintenance et la formation dans divers domaines tels que la comptabilité publique, la gestion des ressources humaines ou encore la gestion des administrés.
Des tarifs préférentiels sont proposés aux adhérents grâce au partenariat mis en place avec la société éditrice de logiciel Berger-Levrault.
Installation et paramétrage :
Les installations sont faites sur tous les systèmes d’exploitation PC en monoposte ou en réseau
Formation du personnel :
- Des formations individuelles sont organisées sur demande et sur site.
- Des formations groupées sont également régulièrement proposées.
- Des téléformations ou télé-présentations sont possibles à la demande.
Maintenance :
- Mail, téléphone et télémaintenance
- Les informaticiens de l’Association des Maires assurent la maintenance des applications.
- Une « hotline » et des interventions en télémaintenance sont assurées tous les jours de la semaine.
Horaires : de 8h30 à 12h00 et de 13h15 à 17h00
Les tarifs
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Grille des tarifs d’adhésion au service informatique de l’Association des Maires par poste et par module
L’ensemble de la gamme de logiciels proposés est réparti en plusieurs groupes (modules). Ces modules sont classés en grands thèmes d’applications :
- La Gestion Financière : Comptabilité, Budget, Dette, Immobilisations, Inventaire
- Les Ressources Humaines : Paie, DADSU (N4DS)
- Les Relations aux citoyens : Facturation, Elections, Actes d’Etat Civil dont E-Cimetières*, Recensement Militaire)
- Les Procédures annexes : Bibliothèques, Dématérialisation des actes (S2Low) et outils facilitant la dématérialisation des flux comptables (parapheur électronique) et des factures (connecteur Chorus Pro)
* Hors cartographie E-cimetière, pour laquelle un abonnement est à souscrire directement auprès de la société Berger-Levrault.
La grille tarifaire est répartie en fonction du nombre de postes informatiques installés et du nombre de logiciels utilisés. A compter du 1er janvier 2017, de nouveaux tarifs seront applicables, conformément à ce qui a été voté en assemblée générale le 19 novembre 2016.
L'Association des Maires a en effet souhaité adapter sa grille de tarifs afin de répondre à deux préoccupations principales :
- baisser légèrement les tarifs des communes équipées d’un, deux voir trois postes et utilisant un ou deux modules du service informatique de l’Adm74 uniquement. Il s’agit donc de faire un geste en direction des petites communes.
- adapter la grille à des collectivités plus importantes, dont les utilisateurs des logiciels métiers sont plus nombreux et dont la conséquence est une maintenance plus importante pour le service informatique de l'Adm74.
Au-delà de la tranche « 3 postes et plus », 4 tranches ont ainsi été ajoutées, la tranche la plus importante étant de « 16 postes/utilisateurs et plus » et correspondant à une cotisation annuelle maximale de 5 000 euros TTC pour tous les modules.
Grille des tarifs d’achat des licences Magnus (tarifs préférentiels pour les adhérents au service informatique et utilisateurs des logiciels Wincloe)
Prix des logiciels (les prix sont HT)
|
1 poste |
2 postes |
3 à 5 postes |
6 postes et + |
|
1050 € |
1570 € |
3150 € |
5250 € |
Coût de la licence ORACLE/SQL au démarrage
- ORACLE : 72 euros HT pour un poste et 66 euros HT par poste à partir de deux postes
- SQL : 59 euros HT pour un poste et 54 euros HT par poste à partir de deux postes
Mise à jour annuelle des licences : 16 euros HT par an et par poste (pris en charge par l’Association des Maires)
Acquisition des logiciels KARVI Full Web auprès de la société ALTEXENCE Division KARVI-Services
- Licence logiciel KARVI : 20 % de remise
- Maintenance annuelle : 70 % de remise
- Hébergement : 350 Euros TTC par an
